Software für Behörden, Sozialträger und öffentliche Einrichtungen scheitert selten an der Technik. Sie scheitert an Unterlagen, an Vertragsmustern und an Anforderungen, die niemand früh genug gelesen hat. Dieser Beitrag ordnet die drei Felder, die dabei zählen: Vergaberecht, Barrierefreiheit und Nachweisführung.
Öffentliche Auftraggeber kaufen nicht frei ein. Welches Verfahren gilt, hängt am geschätzten Auftragswert. Oberhalb der EU-Schwellenwerte gilt europäisches Vergaberecht, unterhalb gelten die Regeln von Bund und Ländern. Wer anbieten will, sollte zuerst wissen, in welchem der beiden Bereiche er sich bewegt.
Die Europäische Kommission setzt die Schwellenwerte alle zwei Jahre neu fest. Seit dem 1. Januar 2026 gelten die Werte aus der Delegierten Verordnung (EU) 2025/2152 vom 22. Oktober 2025. Alle Angaben sind Nettowerte:
Gegenüber den Jahren 2024 und 2025 sind die Werte leicht gesunken. Für Software heißt das in der Praxis, dass ein mittelgroßes Vorhaben schnell über der Schwelle liegt und europaweit ausgeschrieben wird.
Das Vergabebeschleunigungsgesetz ist am 1. Juli 2026 in Kraft getreten. Es ändert unter anderem das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen, die Vergabeverordnung und die Sektorenverordnung. Die neuen Regeln gelten für Verfahren, die nach diesem Tag eingeleitet werden. Laufende Verfahren bleiben beim alten Recht. Für Anbieter sind drei Punkte wichtig:
Der letzte Punkt ist der interessanteste. Wo Souveränität ein Kriterium sein darf, zählen Betriebsort, Übergabefähigkeit und die Frage, ob ein System auch ohne den Hersteller weiterlebt. Das sind keine Marketingfragen, sondern Architekturfragen, und sie werden im Angebot entschieden und nicht später.
Öffentliche Auftraggeber verhandeln Verträge in der Regel nicht frei. Sie nutzen die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen, kurz EVB-IT. Für Bundesbehörden sind sie verpflichtend, und zwar sowohl unterhalb als auch oberhalb der europäischen Schwellenwerte. Die Pflicht folgt aus den Verwaltungsvorschriften zu § 55 der Bundeshaushaltsordnung. Viele Länder haben entsprechende Regelungen in ihren eigenen Haushaltsordnungen. Die Muster werden zwischen dem Bund und der Wirtschaft abgestimmt, auf Seiten der Anbieter über den Digitalverband Bitkom.
Welcher Vertragstyp gezogen wird, entscheidet über Abnahme, Haftung und Pflege. Die für Software wichtigsten sind:
Wer ein Angebot schreibt, ohne den Vertragstyp gelesen zu haben, kalkuliert ins Blaue. Zwischen einer Erstellung mit Abnahme und einer Cloud-Leistung mit Verfügbarkeitszusage liegen im Risiko Welten.
Barrierefreiheit wird oft als Feature behandelt, das man später ergänzt. Rechtlich ist sie eine Anforderung an das Produkt. Und es gibt zwei getrennte Regime, die regelmäßig durcheinandergebracht werden.
Für öffentliche Stellen des Bundes gilt § 12a des Behindertengleichstellungsgesetzes. Er erfasst Websites und mobile Anwendungen einschließlich der Intranetangebote, dazu elektronisch unterstützte Verwaltungsabläufe mit ihren Verfahren zur elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung. Ausnahmen sind eng. Eine Stelle kann absehen, wenn sie durch die barrierefreie Gestaltung unverhältnismäßig belastet würde.
Die Einzelheiten regelt die Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung, kurz BITV 2.0. Zwei Punkte daraus werden im Projekt regelmäßig unterschätzt:
Dazu kommt die Anlage 2 der Verordnung mit Vorgaben zu Deutscher Gebärdensprache und Leichter Sprache. Wer das erst nach der Abnahme liest, baut nach.
Die harmonisierte Norm hinter § 3 BITV 2.0 ist die EN 301 549. Maßgeblich ist die Fassung V3.2.1 aus dem März 2021. Der Durchführungsbeschluss (EU) 2021/1339 wurde am 12. August 2021 im Amtsblatt veröffentlicht. Nach einer Übergangsfrist bis zum 12. Februar 2022 ist diese Fassung für Websites, Apps und elektronisch unterstützte Verwaltungsabläufe öffentlicher Stellen des Bundes verbindlich. Die Norm gibt für den Webbereich die Erfolgskriterien der WCAG 2.1 auf den Stufen A und AA wieder.
Praktisch heißt das: Prüfen lässt sich gegen einen benannten Katalog. Das ist gut für beide Seiten, weil Streit über den Umfang entfällt. Wir behandeln diese Kriterien deshalb wie Abnahmekriterien und nicht wie eine Empfehlung.
Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz ist ein anderes Regime. Es gilt seit dem 28. Juni 2025 und richtet sich an Produkte und Dienstleistungen für Verbraucher, darunter Software, E-Books und der elektronische Geschäftsverkehr. Die Ausnahme für Kleinstunternehmen greift nur bei Dienstleistungen und nicht bei Produkten. Verstöße gegen die Barrierefreiheitsanforderungen können nach § 37 mit bis zu 100.000 Euro geahndet werden.
Für die Praxis wichtig ist der Fall dazwischen. Wer eine Anwendung sowohl an eine Behörde liefert als auch Verbrauchern anbietet, hat beide Regime zu bedienen. Das ist meist weniger Arbeit als befürchtet, weil beide auf denselben technischen Kern zielen. Es muss nur früh entschieden werden.
Vergabefähig heißt nicht, dass die Software besonders ist. Es heißt, dass jede Zusage belegt werden kann. Dieselbe Aussage ohne Nachweis ist im Verfahren wertlos. Fünf Punkte entscheiden das regelmäßig.
Der letzte Punkt hängt eng mit NIS2 zusammen. Wer als Dienstleister für eine betroffene Einrichtung arbeitet, bekommt deren Anforderungen weitergereicht, denn die Richtlinie verlangt ausdrücklich die Absicherung der Lieferkette. Was das im Einzelnen bedeutet, steht im Beitrag NIS2: Sind Sie betroffen?
Sozialträger, Stiftungen und Vereine arbeiten unter Förderlogik, Nachweispflicht und engen Budgets. Die Anforderungen an Dokumentation und Barrierefreiheit sind dieselben, die Ressourcen sind es nicht. Wir entwickeln selbst Software für diesen Sektor und schneiden Mandate dort entsprechend zu. Die Positionen dazu stehen offen auf der Seite Leistungen.
Die Zahlen in diesem Beitrag haben einen Stichtag. Die EU-Schwellenwerte werden alle zwei Jahre neu festgesetzt, die aktuellen gelten seit dem 1. Januar 2026. Für die Unterschwellenvergabeordnung liegt seit dem 30. Juni 2026 ein Reformentwurf des Bundeswirtschaftsministeriums vor, der zwischen Bund und Ländern abgestimmt wird und noch nicht in Kraft ist. Wer ein Verfahren vorbereitet, prüft den Stand deshalb am Tag der Vorbereitung und nicht am Tag der letzten Ausschreibung.
Vergabefähige Software ist eine Frage der Vorbereitung, nicht des Glücks. Wer den Vertragstyp kennt, die Barrierefreiheit als Abnahmekriterium behandelt und jede Zusage belegen kann, hat den größten Teil des Risikos vor dem Angebot erledigt. Weitere Antworten zu Preisen, Verträgen und Datenhaltung stehen im Bereich Wissen. Wenn ein Verfahren ansteht, ist ein kurzes Erstgespräch der schnellste Weg.
Antwort in zwei Werktagen, mit einem konkreten Vorschlag zum weiteren Vorgehen.